Assistent till rektorn på Handelshögskolan i Stockholm

Handelshögskolan i Stockholm söker efter en administrativt kunnig och serviceinriktad assistent till rektorn. I den här rollen kommer du vara ansvarig för att säkerställa driften av rektorskontoret och sköta praktiska uppgifter såsom att organisera och sköta om kontoret, beställa luncher och hantera rektorns schema och möten.

Din roll:

Som assistent till rektorn kommer ditt primära ansvar vara att säkerställa att de dagliga uppgifterna inom kontoret sköts på ett smidigt sätt. Dina uppgifter kommer att inkludera, men inte vara begränsade till att:

• Hantera rektorns schema och koordinera möten.
• Fungera som huvudkontaktperson för rektorn och rektorskontoret.
• Underlätta kommunikationen mellan rektorskontoret, rektorn och intressenter (både interna och externa).
• Boka resor och organisera evenemang.
• Beställa luncher, koka kaffe och ställa i ordning mötesrum.
• Hantera lättare utgiftshantering och fakturor relaterade till rektorskontoret.
• Hjälpa till med diverse administrativa och praktiska uppgifter vid behov.

Din profil:

Vi söker en serviceinriktad, vänlig och social person som är duktig på att organisera och är noggrann. Den ideala kandidaten behöver vara flexibel och ha ett strukturerat arbets- och tillvägagångssätt. Utöver det är det viktigt att ha förmågan att på ett effektivt sätt kunna bemöta och samarbeta med en mångfald av människor och kunna ta hänsyn till deras unika behov och preferenser.

Kvalifikationer:

• Tidigare administrativ erfarenhet, helst från en arbetsmiljö med högt arbetstempo.
• Förmågan att trivas i en föränderlig miljö och att anpassa sig till nya omständigheter.
• Mycket god förmåga att kunna uttrycka sig på både engelska och svenska, i tal och skrift.
• Kunskap inom digitala verktyg, inklusive men inte begränsat till Office 365.
• Ett intresse för och förmågan att snabbt kunna lära sig nya digitala verktyg, helst AI.
• Varm och serviceinriktad attityd.

Att kunna skriva och strukturera protokoll, samt ett intresse för den svenska affärsmiljön är egenskaper som vi ser som ett plus. Kandidater som har visat betydande bidrag till utvecklingen av digitala verktyg inom sina tidigare roller är önskvärda.

Ytterligare information:

• Detta är en tillsvidareanställning på heltid baserad i Stockholm.
• En 6-månaders provanställning tillämpas.
• Ansökningar accepteras löpande.
• Vi genomför bakgrundskontroller på de slutliga kandidaterna.

Om Handelshögskolan i Stockholm